Van werkbon tot factuur, op de telefoon van de monteur.

De stap die nu mondeling gaat

Melvin schrijft deze stap al voor en moet hem blijven herhalen: voorstellen, koffie, samen naar de badkamer, en dan doornemen wat er verkocht is. In de app is het gewoon stap 1, en zonder die stap kom je niet bij de rest.

• De regels staan er in klanttaal, precies zoals de showroom ze heeft verkocht. Geen artikelcodes.
• Het gesprek gebeurt hier, niet achteraf. "Er staan vier spotjes op de bon" is een zin die je aan het begin wilt uitspreken, niet als de boormachine al draait.
• Wat ontbreekt is ook zichtbaar. Geen ventilatie opgegeven is precies zo'n punt waar de showroom overheen kijkt en Indara het probleem erft.
• De knop "de klant wil iets anders" leidt rechtstreeks naar het volgende scherm.

Het scherm waar het geld zit

Dit vervangt het papieren blok in de bus en de foto in Telegram. De monteur tikt aantallen aan of af, ziet direct wat het kost, en kan tegen mevrouw Wichert zeggen wat het wordt. Precies zoals Melvin het beschreef: "mevrouw, dit kost u zoveel extra, dat mag u nu met ons afrekenen."

• Warm is erbij, koud is eraf. Dezelfde lichtkleuren die Indara verkoopt, gebruikt als kleurcode. Je ziet in een halve seconde of een regel plus of min is.
• Elke regel weet wie hem betaalt. Een wens van de bewoner gaat naar de bewoner. Een afwijking van wat de showroom opgaf, gaat naar de showroom. De app zet dat vooraf goed, de monteur kan het omzetten.
• Twee totalen, twee facturen. Dit is precies de verrekening waar Melvin vorige week vier telefoongesprekken aan kwijt was.
• De prijzen komen uit de eigen prijslijst. Geen rekenwerk op de bon, geen discussie over het bedrag.
• Wat je hier vastlegt, telt mee voor de 10 procent bijverkoopbonus van de monteur. Dat is de reden dat het ook echt ingevuld gaat worden.

Terwijl het werk gebeurt

De stap tussen "we weten wat we doen" en "we leveren op". Hier staan de foto's vooraf, de regels die vandaag afgewerkt worden, en de plek om iets aan kantoor te melden zonder een groepsapp te openen.

• Foto's vooraf zijn de sleutel tot de rest. Zonder die drie kun je niet doorstoten naar oplevering, en dat is precies de discipline die Melvin nu mondeling moet afdwingen.
• Wat er te doen is, staat er inclusief de wijzigingen van stap 2. De ventilator die net is bijverkocht staat er meteen tussen.
• Een bericht in plaats van een groepsapp. "Ventilator uit de noodbox gepakt, graag aanvullen" komt op de tijdlijn van de opdracht en bij Mattie terecht, in plaats van in bericht 43 van een Telegram-groep.
• De klus kan gepauzeerd of afgebroken worden. Tegelzetter nog niet klaar, of een half plafond dat morgen verder moet: dan gaat de bon terug naar de planning met de reden erbij.

Wat hier bewust niet zit: voorraadadministratie. De noodbox blijft in Telegram, dat werkt naar Melvins eigen zeggen goed. Dit is alleen een bericht, geen voorraadsysteem.

Bewijs, akkoord, klaar

Foto's voor en na waren er al, alleen stonden ze in Telegram en moest Melvin ze eruit spitten. Hier hangen ze aan de klus, met tijdstempel, naast de regels waar ze bij horen.

• Foto's vooraf zijn verplicht voor je aan de slag kunt, foto's achteraf voor je kunt opleveren. Geen foto's, geen afronding.
• De klant tekent voor de verrekening, niet voor een leeg vel. Ze ziet exact dezelfde regels als de monteur.
• Alles blijft aan de opdracht hangen. Bij een discussie over drie maanden staan de foto's, de handtekening en het bedrag op een plek.
• Geen bereik in de badkamer? De bon en de foto's blijven op de telefoon staan en gaan mee zodra er verbinding is.

Pinnen zonder pinautomaat

Via de Viva Terminal-app wordt de telefoon van de monteur zelf de betaalterminal. Geen apparaat in de bus, geen aanschaf, geen levertijd. Het afrekenen gebeurt in die app, naast de werkbon: de monteur neemt het bedrag over, laat de klant haar pas tegen het toestel houden, en bevestigt daarna in de werkbon dat het voldaan is.

• Bewust geen koppeling. Dat scheelt bouwtijd en een afhankelijkheid van een betaalkoppeling die stuk kan gaan. De werkbon blijft werken, ook als Viva een storing heeft.
• Het bedrag staat groot in beeld zodat het foutloos over te nemen is, en de monteur bevestigt achteraf wat er daadwerkelijk is afgerekend.
• Betaald voordat de bus wegrijdt. Melvin zei het zelf: als ze weggaan zijn de mensen blij, en dan willen ze wel betalen.
• De factuur naar de showroom loopt apart, op 30 dagen, met de opdracht ongewijzigd.
• Indara sluit zelf het contract met Viva. Wij zitten daar niet tussen en rekenen niets door.

Later alsnog koppelen kan. Blijkt het overtypen in de praktijk te schuren, dan is de koppeling met Viva alsnog te bouwen zodat het bedrag automatisch doorschiet. De kennis en de bestaande code liggen er, dat is dan circa 8 uur.